Officemanager 24 uur p/w
Ben jij een energieke persoonlijkheid en haal je plezier uit het goed ondersteunen van de interne organisatie? Ben je een teamspeler die zelfstandig kan werken? Dan is onze vacature iets voor jou!
De officemanager werkt onder leiding van het hoofd bedrijfsvoering zelfstandig aan afwisselende ondersteunende taken ten dienste van de organisatie. Start zo spoedig mogelijk.
Taken
Alle voorkomende werkzaamheden voor het officemanagement. In het bijzonder:
Managementassistent
- zorgdragen voor vergaderstukken en notulen t.b.v. bestuurs- en teamvergaderingen
- ondersteuning directie (en team), vooral m.b.t. agendabeheer
- ondersteuning bij planning en bewaken deadlines voor werkprocessen in jaarcyclus
- opmaken brieven, contracten, facturen
- ondersteuning bij operationele taken voor personeelsbeheer
Beheer CRM-systeem Spits
- CRM-systeem aanspreekpunt (intern en in landelijke samenwerking)
- gegevens invoeren en verwerken mutaties\maken selecties voor versturen van uitnodigingen, verwerken van aanmeldingen voor bijeenkomsten
- via CRM-systeem ledenadministratie en innen contributies verwerken
Ondersteuning bij organisatie van activiteiten
- locaties boeken (offertes vragen, afspraken over techniek, inrichting, catering etc)
- verzorgen mailings uit Spits (uitnodiging, verslag)
- deelnemerslijst bijhouden, verzorgen naambadges
- optioneel: hosting webinars, verlenen technische assistentie
Facilitaire werkzaamheden
- beheer kantoor en kantine
- afhandelen / doorverwijzen telefoon, vragen, post, mail
- voorraadbeheer (kantoorartikelen, kantine)
- aanspreekpunt praktische zaken huisvesting
Wij zoeken iemand met
- aantoonbare kwalificaties voor de uit te voeren taken
- vaardigheid met CRM-systeem
- vaardigheid met Office en programma’s
- goede contactuele en communicatieve kwaliteiten
- een opgeruimd karakter
- affiniteit met het werkveld van Natuur en Milieu Gelderland
de volgende competenties:
- zelfstandig en pro-actief
- een doener
- klantgericht en een probleemoplosser
- nauwkeurig en kritisch
Wij bieden
- een functie bij een dynamische organisatie die zich inzet om Gelderland mooi en duurzaam te maken
- een aanstelling aanvankelijk voor een jaar met de intentie tot een vaste aanstelling
- een aanstelling voor 24 u/w
- arbeidsvoorwaarden Natuur en Milieu Gelderland. Salariëring geschiedt op basis van leeftijd en ervaring in schaal 5 – minimaal € 3.032,43, maximaal € 3.758,95 bruto, op basis van een 38-urige werkweek.
- kantoor in Arnhem
- pensioenvoorziening op basis van beschikbare premiesysteem
- werktijden in overleg van maandag t/m donderdag
Je kunt reageren door het sturen van je CV en een motivatie per e-mail naar sollicitatie@natuurenmilieugelderland.nl o.v.v. ‘vacature officemanager’.
Stuur je reactie zo spoedig mogelijk en uiterlijk 20 maart 2024. De eerste ronde gesprekken worden gevoerd op 25 maart.
Meer informatie: Hananja van Marle, hoofd bedrijfsvoering.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.